10 trucos para sacarle el máximo provecho a Gmail

Si usas Gmail, el servicio de e-mail de Google, y quieres sacarle el máximo provecho, entonces no dejes de leer los 10 trucos que te ofrecemos en este artículo.

El éxito de Gmail se debió al lanzamiento de un buscador simple y potente, en el momento adecuado. Pero también a otros servicios muy útiles que se enfrentaron a los que existían entonces, proporcionando facilidad, eficacia y usabilidad. Ese fue el caso de Gmail, un cliente de e-mail online cuya novedad principal, aparte de las citadas, era el gran espacio de almacenamiento ofrecido, que superaba con creces a la competencia.

Estamos hablando de 2004, cuando el servicio se lanzó en beta (producto no acabado) y mediante invitación. Y según se puede leer en Wikipedia, en noviembre de 2012, Gmail logró superar a Outlook (el servicio de correo electrónico más utilizado hasta esa fecha) en cuanto a número de usuarios registrados (a nivel global), con un total de 287,9 millones de usuarios.

Las críticas a Gmail siempre han venido del lado de la privacidad (por ejemplo, Google informó públicamente que da acceso a los servicios de inteligencia de Estados Unidos para acceder a los datos de cualquier usuario, incluso no estadounidenses). Sin embargo, por otra parte, las funciones del filtrado anti-spam de Gmail son de las mejores que podemos encontrar en un servicio de e-mail. Y, además, actúan de forma comunitaria; es decir, cuando un usuario de Gmail marca un mensaje como spam, se provee información para ayudar al sistema a detectar mensajes similares para todos los usuarios de Gmail. Lee más en: How Gmail blocks spam.

Veamos, a continuación, 10 trucos para Gmail, con los que aprovecharás al máximo este servicio de correo electrónico de Google.

1. Evita los correos de Google+. Con este primer truco conseguirás bloquear la recepción de los mensajes que otros usuarios de Google+ te pueden enviar. Desde Enero de 2013 esto es posible sin necesidad de conocer la dirección de e-mail de destino. Acude a la rueda dentada > Configuración y, en la pestaña “General”, elige la opción “Nadie” dentro del apartado “Enviar correo electrónico a través de Google+:”.
2. Activa la verificación del acceso en 2 pasos. Esto es una medida de seguridad muy recomendable si tu cuenta de correo contiene datos sensibles. La verificación del acceso en dos pasos se activa para tu cuenta de Google. Aprende a llevarlo a cabo leyendo Cómo activar la verificación en dos pasos en tu cuenta de Google.
3. Organiza tu bandeja de entrada. Si recibes muchos correos al día, es posible que pierdas mucho tiempo leyéndolos. Una forma muy productiva de hacerlo es configurando tu bandeja de entrada por pestañas o, mejor aún, utilizando el sistema de prioridades (implantado en septiembre de 2010). Aprende a organizar tu bandeja de entrada por prioridades leyendo Pon prioridad en tu Gmail.
4. Úsalo en inglés. Si quieres disfrutar de las nuevas funcionalidades de Gmail, que se van incorporando, desde el primer momento (la implantación de muchas novedades se retrasa algún tiempo fuera de Estados Unidos), utiliza el servicio en el idioma Inglés de EE.UU.: English (US). Para ello, ingresa en la rueda dentada > Configuración y, en la pestaña General, elige la opción “Englis (US)” en el menú desplegable del apartado “Idioma”.
5. Utiliza los filtros. Con el uso de los filtros puedes automatizar las tareas habituales que realizas con cualquier mensaje: reenviarlo, clasificarlo (con etiqueta, spam, categoría, etc.), borrarlo, etc. Para crear un filtro, vete a la rueda dentada > Configuración y define primero un criterio de búsqueda, haciendo clic en el enlace “Crear un filtro nuevo”, que aparece dentro del apartado “Filtros”. Posteriormente, haz clic en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”, elige la acción a realizar y pulsa el botón “Crear filtro”.
6. Organízate estableciendo tareas. Un apartado un poco oculto de Gmail es el de las tareas. Haz clic en la palabra “Gmail” que se muestra justo debajo del logo. Ahí verás la opción “Tareas” que te llevará a una pequeña aplicación que te permitirá gestionar tus taeras.
7. Crea listas de correo. Cuando tengas que enviar el mismo mensaje a varios destinatarios, te será muy útil crear un grupo con esas direcciones. Luego, solo tendrás que poner el nombre del grupo en el campo “Para”. Los grupos se crean haciendo clic en el enlace “Contactos” (pincha en la palabra “Gmail” que aparece debajo del logo). Después, haz clic en el botón “Contacto nuevo” y en el botón con el icono de un grupo de personas (“Grupos”) que verás en la parte superior. Introduce el nombre del nuevo grupo, haciendo clic en “Crear nuevo”. Una vez que lo veas en el apartado “Mis contactos”, haz clic en él y añade las direcciones con el botón del icono de una persona y el signo “+”.
8. Avisa a tus contactos cuando cierres por vacaciones. Por esa u otra razón, a lo mejor te interesa que todo aquél que te envíe un mensaje reciba automáticamente otro de respuesta. Configura el periodo y la respuesta automática yendo a la rueda dentada > Configuración. Rellena los campos del apartado “Respuesta automática” de la pestaña General. Si no quieres que todos los que te escriban sepan que estás ausente, marca la casilla de “Enviar respuesta solo a mis contactos”.
9. Abre varias cuentas a la vez. Si posees más de una cuenta de Gmail, puedes utlizarlas a la vez, en varias pestañas de tu navegador. Para ello, haz clic en tu avatar (en la parte superior derecha) y en el botón “Añadir cuenta” que se muestra en la ventana.
10. Pon una nota de color. Desde el mes de noviembre de 2008, es posible elegir entre 30 temas para personalizar la interfaz de usuario. Para cambiar el “look” por defecto, accede a la rueda dentada > Configuración y a la pestaña “Temas”.

Un blogger necesita organizarse. Espero que estos trucos te sean útiles y te sirvan para mejorar tu seguridad y productividad.