Hacer un seguimiento de mensajes de correo electrónico, calendarios y contactos puede consumir gran cantidad de tiempo de cualquier día de trabajo. Si utilizas Outlook, cualquier cosa que acelere tu trabajo puede impulsar tu productividad de manera medible. Imagina si tu bandeja de entrada solo mostrara los mensajes que quieres ver. Considera si puedes localizar la información de contacto vital en segundos. ¿Qué pasaría si finalmente sabes por qué algunas de las características promocionadas de Outlook no funcionan como se anuncian?
Estos 10 consejos te ayudarán a moverte entre tus mensajes y tu agenda y a trabajar con mayor eficacia en general.
1. Tu bandeja de entrada a tu manera
Una vez que organices la pantalla de la forma en que quieres que se vea, guarda los ajustes de Vista para que puedas volver a ellos en cualquier momento.
La primera vez que abras tu bandeja de entrada, aparece la vista predeterminada de tu correo electrónico, pero no tiene que verse de esa forma. Para ver las muchas opciones de personalización de Outlook, haz clic en la pestaña Ver en la barra de herramientas de la cinta y selecciona Cambiar Vista. Hay varias vistas predefinidas que puedes elegir, como una que muestra los mensajes más recientes solamente.
También en la pestaña Vista, puedes seleccionar Vista Previa de Mensajes y selecciona Desactivar para desactivar la vista previa. O bien, elije ya sea 1, 2 o 3 para ver ese número de líneas del mensaje debajo de tu cabecera. Puedes configurar cualquiera de estas opciones, ya sea para la carpeta actual o para todos los buzones.
Dale clic en Ver Configuración para ver las opciones para personalizar una vista, como agregar columnas o reorganizar su orden. Las opciones de organización permiten ordenar los correos electrónicos por fecha, asunto, etc. Las opciones de diseño te permiten personalizar el panel de carpetas y el panel de lectura.
Una vez que hayas organizado la bandeja de entrada según tu agrado, dale clic en Cambiar vista> Guardar Vista Actual Como una Nueva Vista. A continuación, escribe un nombre para la vista, y especifica qué carpetas se pueden utilizar y por quién. En el futuro, regresa a esta pantalla, seleccionando Cambiar vista y eligiendo la vista guardada.
2. Redefine lo que define un email como “ya leído”
Marca automáticamente los mensajes como leídos si aparecen en el panel de lectura durante más de un lapso de tiempo prefijado.
Outlook colorea los mensajes no leídos de forma diferente a los que ya leíste. Sin embargo, es muy fácil que un correo electrónico sea marcado como “leído” cuando apenas le has dado una mirada de pasada, lo que puede hacer que se pase por alto algo importante.
Para evitar esto, se puede hacer que Outlook sea menos sensible. Para empezar, selecciona Archivo> Opciones> Correo y, a continuación, dale clic en el botón del Panel de Lectura. Marca la casilla “Marcar los elementos como leídos cuando se vean en el panel de lectura” y ajusta el número de segundos que deseas que el mensaje aparezca en el panel de lectura antes de que Outlook lo marque como leído. El valor predeterminado es 5 segundos.
Después de eso, al previsualizar los mensajes en el panel de lectura, sólo los mensajes de correo electrónico que aparezcan allí más tiempo que el lapso de tiempo predeterminado se marcarán automáticamente como leídos.
3. Aplica el formato condicional a los mensajes
Los mensajes no leídos están marcados en azul de forma predeterminada, pero se puede cambiar esto.
Outlook 2013 tiene una nueva forma de indicar que los mensajes no han sido leídos. Hay una barra azul a la izquierda del mensaje en tu bandeja de entrada, y la cabecera del mensaje también aparece en azul.
Este azul se aplica mediante un formato condicional. Sin embargo, puedes cambiar el color y tipo de letra. Mejor aún, puedes escribir tus propias reglas y dar formato a tus mensajes de correo electrónico utilizando colores de tu elección.
Puedes asignar un color a los correos electrónicos basados en quien los envió, o en base a las palabras que aparecen en la línea del asunto. Para ello, selecciona Ver> Vista de Configuración> Formato Condicional. Verás la regla de Mensajes no Leídos y el color azul. Aquí puedes cambiar la fuente o el color que desees.
También puedes hacer clic en Añadir una nueva regla. Comienza por escribir un nombre para la regla en el cuadro Nombre. A continuación, dale clic en Fuente y selecciona una fuente y color de letra para aplicar a la cabecera del correo. Por último, dale clic en el botón Condición. Cuando se abra el cuadro de diálogo Filtro, selecciona las opciones que describen qué correos electrónicos serán formateados con los nuevos ajustes. Dar clic en Aceptar tres veces para guardar la configuración.
4. Restablece la barra de tareas
Puedes mostrar la barra de tareas en Outlook 2013, pero no funciona tan eficazmente como en el pasado.
Outlook 2013 desactiva la barra de tareas de forma predeterminada, pero es fácil de recuperarla. Dale clic en la pestaña Ver, selecciona Barra de tareas, y en la lista desplegable, selecciona los elementos que deben aparecer en la barra de tareas. Las opciones son Apagar la Barra de Tareas (por defecto) o mostrar una combinación de Tareas, Contactos y Calendario. El orden en que se seleccionan estas opciones determina el orden en que aparecen en la barra de tareas. Por ejemplo, Tareas, seleccionada en primer lugar, está en la parte superior. El segundo elemento, Contactos, que aparece a continuación y el tercero, Calendario, aparece en la parte inferior de la barra.
Sin embargo, la barra de tareas ya no funciona como lo hacía en versiones anteriores de Outlook. Independientemente de cuál sea el ancho de la barra, tú solo verás un mes del calendario. Además, si no tienes citas programadas para hoy, entonces no se mostrará ninguna cita, incluso si tienes programada alguna para mañana.
5. Conéctate a tus cuentas de redes sociales
Utiliza los diálogos de las cuentas de redes sociales para enlazar Outlook con LinkedIn y Facebook de forma que los detalles de tus contactos sean accesibles desde Outlook.
Al conectar Outlook a tus cuentas de redes sociales, el módulo People puede mostrar datos sobre tus contactos y sus actividades.
Para enlazar una cuenta de red social a Outlook 2013, selecciona Archivo> Información> Configuración de la cuenta> Cuentas de redes sociales. Conéctate a LinkedIn y Facebook seleccionando el servicio deseado, escribiendo los datos de tu cuenta, y dando permiso a Outlook para que acceda a tu cuenta. Ahora los detalles de las personas en tu lista de contactos que utilizan el sitio social que has añadido aparecerán en el área Contactos de Outlook.
6. Limpia los contactos
Utiliza la función de Enlazar Contactos para poner juntas varias entradas de contacto de una persona y la información sea más accesible.
Las nuevas características del módulo Contactos de Outlook te permiten acceder a la información de los contactos desde lugares como Facebook y LinkedIn. En algunos casos, tendrás múltiples entradas de contactos en la lista de contactos para una sola persona, con detalles diferentes en cada lugar.
Puedes vincular estas entradas múltiples de un solo contacto para unificar los datos en un solo lugar. Haciendo clic en el contacto que te interesa y ver su información seleccionando Inicio> Contactos.
A la derecha de la pantalla, dale clic en Vincular Contactos, y se abrirá un diálogo que muestra la entrada del contacto o las entradas para esa persona. En el cuadro Buscar Personas escribe algunos datos identificativos de la persona y Outlook traerá otras entradas de contactos que puedan ser de esa persona. Si son la misma persona, dale clic en la entrada correspondiente para enlazar los datos.
7. Controla donde busca Outlook de forma predeterminada
Puedes configurar Outlook 2013 para que por defecto busque en las carpetas de tu elección.
Al buscar mensajes de correo electrónico en Outlook, la ubicación predeterminada es tu buzón actual. Sin embargo, esto es a menudo demasiado limitado. Si deseas realizar una búsqueda para obtener todas las entradas coincidentes en todos los buzones de correo, por ejemplo, tendrás que seleccionar la opción de la lista en el cuadro de búsqueda para cada búsqueda que realices.
Alternativamente, puedes cambiar la ubicación predeterminada que Outlook utiliza para la búsqueda. Para ello, selecciona Archivo> Opciones> Búsqueda. En el área de resultados se puede elegir una de estas cuatro opciones: Carpeta Actual (la Carpeta Actual), Buzón Actual cuando busca desde el buzón de entrada; Buzón Actual; Todos los Buzones. Selecciona la opción que deseas usar y luego clic en OK. Ese será entonces el lugar por defecto de las búsquedas de Outlook aunque claro que puedes alterarlo cuando lo requieras.
8. Decide si deseas utilizar los pasos rápidos o las reglas
Los Pasos Rápidos y las Reglas realizan tareas similares, pero la elección de uno u otro dependerá del propósito
Los Pasos rápidos fueron introducidos en Outlook 2010 para darte un método para realizar rápidamente las tareas de Outlook. Sin embargo, uno podría preguntarse ¿por qué usaría un paso rápido en lugar de una regla? Los pasos rápidos son flexibles de manera que puedes elegir aplicarlos cuando desees usarlo; las reglas son menos flexibles y una vez que están fijadas se aplican automáticamente.
La respuesta a cuál de ellas se debe utilizar depende de tu tarea. Por ejemplo, utiliza reglas cuando puedes identificar un mensaje que siempre debe ser manejado de la misma manera. Así que podrías usar una regla si desea mover todos los mensajes entrantes de tu jefe a una carpeta determinada. Una regla funciona bien aquí, porque los correos electrónicos de tu jefe serán fáciles de identificar por la dirección de correo electrónico única.
Por otro lado, si almacenas notas de prensa entrantes en una carpeta especial, esto puede ser una tarea para un paso rápido si no sabes de antemano de quién vienen estos correos electrónicos. Sin una manera de identificar de forma única un email que contiene un comunicado de prensa, no puedes escribir una regla para procesar automáticamente el mensaje. Sin embargo, puedes crear un paso rápido en el que puedes hacer clic para mover cualquier mensaje seleccionado a una carpeta específica. El Paso Rápido no puede identificar que un correo electrónico contiene un comunicado de prensa – tú tiene que hacer eso – pero acelerará el proceso de mover el correo electrónico si decides que necesita ser movido. Se pueden crear Pasos Rápidos y Reglas en el área de Correo de Outlook usando las herramientas en la pestaña Inicio.
9. Has uso de los favoritos
Convierte cualquier carpeta en favorita para que aparezca en la parte superior del panel de carpetas y sea fácil de encontrar y utilizar
Si tienes algunas cuentas de correo electrónico, tu panel de carpetas puede llegar a estar lleno por lo que demandará tiempo navegar para encontrar esas carpetas que usas frecuentemente. Puedes simplificar la búsqueda de esas carpetas si las añades como Favoritos. Los Favoritos aparecen en la parte superior de la lista de carpetas cuando se encuentra en el módulo de Correo.
Si el área de Favoritos no aparece, cambia a Correo y selecciona Ver> Panel de Carpetas y dale clic para activar los Favoritos. Ahora puedes agregar cualquier carpeta de los favoritos con un clic derecho en el Panel de Carpetas y seleccione Mostrar en Favoritos. Incluso puedes configurar una carpeta de búsqueda para que sea un favorito, resultando fácil de encontrar y utilizar.
10. Comprende las consecuencias del uso de IMAP
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Si tu servicio de correo electrónico utiliza el protocolo IMAP algunas características de Outlook no estarán disponibles, incluyendo las banderas detalladas de mensaje.
Si tu cuenta de correo electrónico utiliza el protocolo IMAP, ciertas funciones comunes no funcionan en Outlook 2013. Esto será un problema para un número creciente de usuarios de Outlook, ya que IMAP se utiliza para acceder al correo electrónico desde cualquier dispositivo. La mayoría de las personas que utilizan los servicios como Hotmail y Gmail, por ejemplo, usan IMAP para correo electrónico.
Cuando estás utilizando IMAP, en Outlook ya no puedes descargar sólo los encabezados de los mensajes, y decidir a partir de ahí que mensajes descargar. En vez de eso, ahora todos los emails se descargan automáticamente. Además, con IMAP no puedes agregar banderas detalladas a los mensajes. Las banderas están ya sea encendidas o apagadas, y no pueden ajustarse para que signifiquen cosas diferentes. Tampoco podrás asignar mensajes a Categorías, a excepción de los mensajes de la cuenta de Hotmail. Si tienes la opción de utilizar POP3 o IMAP, y si no necesitas tener acceso a tu correo electrónico desde múltiples dispositivos, puedes considerar el uso de POP3 en lugar de IMAP.
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