Outlook es considerada una herramienta irreemplazable para muchas organizaciones y personas, aunque en verdad, a nadie le gusta tener que navegar por una bandeja llena de correos nuevos.
De seguro, lo que quieres es acceder a tu bandeja, hacer lo necesario y salir de ahí lo más rápido posible. Aquí es donde entran los siguientes consejos organizacionales, para ayudarte a recorrer tu bandeja de entrada de forma fácil y en menos tiempo.
1.- Utiliza carpetas para reducir el “desorden”
Parece fácil dejar que los correos no leídos se incrementen en la bandeja de entrada, eso hasta que necesitas encontrar algo y sufrir la necesidad de utilizar la búsqueda manual. En vez de eso, mueve los mensajes a un folder personalizado que relacione la compañía con el mensaje. Este método es parecido a utilizar un gabinete de archivos.
Las carpetas personalizadas son fáciles de crear, administrar y buscar, y no existe un límite en el tamaño, a excepción del interpuesto por el administrador del sistema. Pero no te excedas, ya que si cuentas con demasiadas carpetas, Outlook tendrá un desempeño menor. No te recomendamos crear una tarjeta para una docena de documentos.
Así es como se crean las carpetas personalizadas:
1. Haz clic derecho en la opción Carpetas personales en el panel de navegación izquierdo de Outlook, luego elige Carpeta nueva de la lista del menú desplegable. Otra opción es abrir la pestaña Carpeta y hacer clic en el botón Carpeta nueva en el grupo Nuevo.
2. En la sección Campo, escribe el nombre de la carpeta y pulsa Enter. Si cambias de opinión o descubres un error, haz clic derecho en la carpeta nueva y selecciona de Nombrar carpeta o Eliminar carpeta. También puedes moverla, copiarla o añadirla a la sección Favoritos a través de dicho menú, además de seleccionar cualquiera de estos botones en el grupo Acciones.
3. Utiliza las opciones de Carpeta para buscar, organizar, archivar, marcar todos los correos como leídos y limpiar. Todo para administrar tus carpetas.
Puedes permitir que todos se amontone en tu bandeja de entrada, o crear carpetas para destinar correos a proyectos o personas y facilitar la búsqueda
2.- Crea y asigna categorías
Las categorías te ayudan a organizar los correos de la bandeja de entrada para permitirte determinar rápidamente el estado de cada mensaje, como por ejemplo, pendiente, listo y próximo. También puedes organizar todo por categorías. Por ejemplo, si llevas a cabo el mantenimiento de tu correo una vez a la semana, puedes organizar todo por categoría, ubicar rápidamente los correos “listos” y moverlos a sus carpetas correspondientes.
1. Para crear una nueva categoría, haz clic derecho en el cuadro transparente en la columna Categorías y selecciona “Todas las categorías” de la lista desplegable. En el diálogo Categorías por color, haz clic en el botón Nuevo. Escribe un nombre para la categoría en el cuadro de diálogo Añadir nueva categoría.
2. Haz clic en la fecha junto al campo Color y selecciona un color para la categoría. Ahora haz clic en la flecha junto al campo Tecla de atajo y selecciona un atajo (CTRL+F2 a CTRL+F12) para la categoría. Estas teclas no se utilizan por otras funciones en Outlook, así que están disponibles para los atajos de categoría.
2. Haz clic en OK en este diálogo, luego pulsa nuevamente OK en el diálogo Colores de categoría y la nueva categoría se añadirá a tu lista. Nótese que existen 25 colores pero sólo 11 teclas de atajo, así que selecciona las categorías más usadas de las teclas de atajo.
4. Para añadir una categoría a un correo, selecciona el mensaje, haz clic derecho en cualquier parte de la columna Categorías y selecciona una categoría de la lista desplegable. Nótese que todos los correos pueden tener más de una categoría. Para eliminar una categoría, haz clic derecho en cualquier parte de la columna Categorías en el mensaje seleccionado y pulsa en Eliminar todas las categorías de la lista desplegable. Esto sólo eliminará todas las categorías adjuntas al mensaje seleccionado, por lo que no afectará a tus otros correos.
Crear categorías para los mensajes es otra forma de facilitar la búsqueda
3.- Pasos rápidos
Pasos rápidos es una función que te permite automatizar diferentes tareas en un solo paso, como mover correos a una carpeta específica, eliminar, copiar, reenviar, etc. Es una forma muy útil de ahorrar tiempo para quienes reciben muchos correos de un solo remitente, ya sea correo no deseado o mensajes de un amigo.
Una vez que configuras Pasos rápidos para automatizar una tarea, puedes hacer clic en cualquier correo y en una tarea del menú para que Outlook realice todos los pasos. También puedes asignar la tarea a una tecla de atajo.
1. Para crear una nueva tarea en Pasos rápidos: en la pestaña Home, haz clic en el menú desplegable dentro del grupo “Pasos rápidos” y selecciona Crear nuevo de la lista, o selecciona Nuevo paso rápido de la primera lista y Personalizar de la segunda lista. En el cuadro de diálogo Editar paso rápido, introduce nombre para la tarea en el campo Nombre.
Utiliza Pasos rápidos de Outlook para automatizar tareas de correos, como mover correos de un proyecto específico a una carpeta
2. Después, haz clic en Elegir una acción, pulsa en la flecha y selecciona una acción de la lista “Mover a carpeta”. Aparecerá otro campo debajo de la acción “Mover a carpeta”: “Seleccionar carpeta”. Selecciona la carpeta de destino de la lista (como vendedores en el ejemplo visual de abajo).
3. Haz clic en Finalizar o en Añadir acción y Seleccionar acción para la segunda tarea automatizada, como “Marcar como leído”. En el panel Opcional, puedes hacer clic en el campo Tecla de atajo y seleccionar una tecla de la lista. Después introduce texto en Tooltip y haz clic en Terminar.
Una vez que creas un Paso rápido, puedes hacer clic en un correo, seleccionar Paso rápido y Outlook hará el resto.
4. Para utilizar la tarea “vendedores” en nuestro ejemplo de arriba, haz clic en un correo enviado por un vendedor, y luego haz clic en Vendedores de la lista. El correo se marcará como leído y se moverá a tu carpeta vendedores, todo en un solo paso. Otra alternativa es utilizar la tecla de atajo que definiste, aunque cabe destacar que los atajos del teclado sólo funcionan con las teclas numéricas.
4.- Envía plantillas
¿Cuántas veces no has enviado el mismo correo a docenas de personas sin ningún cambio a excepción del nombre del remitente y su dirección de correo? Las plantillas de correo hacen que esta sea una tarea muy rápida.
1. Localiza una plantilla la carpeta de enviados. Reenvíalo a tu correo y edita toda la información personalizada (nombre del remitente, dirección de correo, compañía, etc). Luego pulsa en Archivo>Guardar como, introduce un nombre de archivo y selecciona Plantilla de Outlook como el formato del archivo.
Crea una plantilla de Outlook para correos que envías de forma repetida
2.- Para utilizar o abrir la plantilla: en Nuevo dentro de la pestaña Archivo, elige Nuevos elementos> Más elementos> Seleccionar forma, y luego pulsa en la flecha para ver la lista de formas. Selecciona Plantillas de usuario, y elige la plantilla de correo guardada de la lista. Ahora pulsa en Abrir. Añade un saludo personalizado, introduce una dirección de correo y haz clic en Enviar.
Cuando utilizas una plantilla, puedes personalizar las direcciones y otros detalles antes de enviar el mensaje
5.- Reglas para formatos condicionales
Esta función útil te permite crear reglas para formatos condicionales.
Básicamente, son atributos personalizados que puedes añadir automáticamente a mensajes entrantes para hacer que destaquen. Por ejemplo, puedes cambiar los atributos de la fuente, ya sea negritas, cursivas y subrayado, y a los colores basados en una condición que defines en la sección Formato condicional o Ajustes de vista avanzada.
El formato condicional te permite distinguir diferentes tipos de correo del resto de la pila con fuentes o colores especiales.
1.- De la pestaña Vista actual, selecciona Ver ajustes. Haz clic en el botón Formato condicional y luego, dentro del cuadro de diálogo Formato condicional, haz clic en Añadir e introduce un nombre descriptivo para la acción de esta regla o condición
2.- Haz clic en el botón Fuente para definir el formato. Pulsa en OK.
No te perderás ningún correo de tu jefe si se muestran en color morado brillante
3.-Ahora, haz clic en el botón Condición y define una condición. Haz clic en OK para terminar.
4.- Cuando el diálogo se cierre, haz clic en OK en el cuadro de diálogo Formato condicional, y pulsa en OK nuevamente en Ajustes de vista avanzada.
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